A mais antiga menção a Arquivo encontrada no Rio Grande do Norte encontra-se na mensagem do Governador Augusto Tavares de Lira, lida perante o Congresso Legislativo, na abertura da 1ª sessão da 5ª legislatura - julho de 1904, na qual ele assim se expressa:
“ A reorganisação de nossos archivos é um serviço urgente e inadiável. Disseminados por bibliothecas e repartições, documentos existem que muito valiosos seriam para a elucidação de nossa vida política e esclarecimento de pontos obscuros de nossa história”.
A reorganização foi concluída em 1908, no governo Alberto Maranhão, e citada em sua mensagem apresentada ao Congresso Legislativo na abertura da 2 ª sessão da 6ª Legislatura, em 1º de novembro. Na parte Archivo e Bibliotheca , o Governador assim relata:
“Acha-se concluída a remodelação do archivo da secretaria do governo, sob a direção do desembargador Vicente Simões Pereira de Lemos, faltando apenas imprimir o catálogo da matéria organizada que comprehede os tres periodos históricos do Brazil.
Os papeis dignos de conservação comprehendem mais de novecentas pastas volumosas e estão devidamente classificados.
Os períodos monarchico e republicano possuem secções especiaes, como sejam: os manuscriptos da correspondencia, dos originaes de leis, telegrammas recebidos , plantas de edificios publicos, da legislação provincial e estadual, das fallas, mensagens e relatorios dos presidentes, governadores e chefes de serviço. Todos obedecem á numeração de ordem, anno respectivo e indicação de auctoridades, de modo a facilitar a procura do papel desejado.
O archivo está disposto em estantes proprias e occupa um dos salões do palacio do governo.
E’ escusado encarecer a importancia desse melhoramento que attende a uma necessidade palpitante da administração.”
Como instituição, apesar de anteriormente já ter existido de direito, o Arquivo surgiu efetivamente em 1978, com a criação pela Lei n.º 4.742, de 18 de maio, do Arquivo Público Estadual (APE), integrante da estrutura da Secretaria de Administração, com a finalidade de orientar a política estadual de arquivo; e como órgão central do Sistema Estadual de Arquivo (SEARQ), instituído na mesma data pelo Decreto n.º 7.394, com a finalidade de assegurar a proteção dos documentos do Poder Público, preservando os que tenham ou venham a ter valor histórico.
As atividades do APE e do SEARQ desenvolvem-se em harmonia com as diretrizes estabelecidas para o Sistema Federal de Arquivo. , foi reestruturado pelo Decreto nº 12.924, de 20 de março de 1996.
Abrindo a possibilidade de vir a ser também integrado por arquivos dos poderes Legislativo e Judiciário, esse mesmo Decreto estabeleceu a estrutura e a competência dos diversos órgãos do Sistema, bem como instituiu a Comissão Estadual de Arquivo.
O Decreto N.º 14.775 DE 18 de fevereiro de 2000 revogou o de nº 8.620 de 11/03/83 que, instituiu a primeira Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD adotada no Sistema Estadual de Arquivo- SEARQ.
É constituído por cerca de 4.300 metros lineares de Arquivo, distribuídos nas subdivisões do arquivo de caráter intermediário e permanente. São de variadas espécies, desde documentos textuais, cartográficos e iconográficos (fotografias) até documentos informáticos. É preciso mencionar, que o Arquivo Público recebe corriqueiramente documentação proveniente dos órgãos do Poder Executivo Estadual, tendo assim, o acréscimo constante na quantidade e variedade de documentação.
Abaixo listaremos alguns exemplos da documentação encerrada no Arquivo Público Estadual:
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